Probleme bei der Migration von Windows und MS Office zu G Suite

Warum Google und nicht Microsoft?

Die Wintel Abhängigkeit scheint überwunden zu sein, denn Cloud Computing bzw. Amazon AWS, Google Cloud und MS Azure, ändert die Spielregeln. Man muss nicht mehr mit Windows und MS Office 365 weitermachen. Android hat Windows den Rang abgelaufen und mobiles Arbeiten bestimmt seit vielen Jahren die Richtung. Outlook war 2009 noch Marktführer, hat heute aber nur noch 6% Marktanteil, in manchen Ländern sogar viel weniger. Windows hat nur noch 37.91% Marktanteil. Quelle:  Email Client Market Share und ANDROIDPIT 

Teamwork online

2014 ist das "Das Google Drive-Buch Office-Tools & Teamarbeit" mit 294 Seiten von Thomas Raukamp erschienen, doch seitdem hat sich viel verändert. Doch der Umzug, auch Migration genannt, kostet Nerven. Denn bis man die gewohnte Arbeitsweise hinter sich lassen kann, muss man neue Probleme lösen. Warum tut man sich das an? Vielleicht weil sich das Ergebnis lohnt, denn gemeinsame Kalender erleichtern die Abstimmung und gleichzeitiges Arbeiten an Dokumenten, Präsentationen, Zeichnungen und Tabellen spart Zeit. Das heißt, statt Kopien zu verschicken, teilt man die Datei im Original und bearbeitet sie gemeinsam.

Nicht mehr "Go with the Flow" sondern "Fast Track"

Als dieses Projekt begann, gab es das bei Microsoft aber noch nicht oder nur eingeschränkt. Und um Dateien gemeinsam bearbeiten zu können, brauchen die Mitarbeiter natürlich die gleiche Arbeitsumgebung. Google war schneller am Ball als Microsoft und bietet alle Office Apps an, die am häufigsten benutzt werden. Im Unterschied zu vergleichbaren Lösungen aber integriert, das heißt mit einem Konto anmelden und auf beliebigen Geräten die gleichen Daten und Apps nutzen. Laut Statistik gibt es 1 Milliarde Gmail Konten, und noch mehr Google Konten, also nicht alle haben Gmail, aber die Umstellung ist sehr leicht, indem man die Alternative E-mail Adresse aus dem Konto entfernt. Die Anleitung dazu findet man hier.
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Falsche Vorstellungen können uns leicht aufhalten

Was wir über die Jahre gelernt haben, dass man mit G Suite sowohl online als auch offline arbeiten kann, das scheint für viele noch neu zu sein. Und obwohl die traditionelle Arbeitsweise schon längst nicht mehr wettbewerbsfähig ist, hält man am Gewohnten fest.
Und wenn man etwas verändern will, wonach sucht man dann?  Der Umzug von einem bekannten Konzept mit Apple iPad/iPhone und Microsoft Windows/Office nach G Suite sollte einer bewährten Anleitung folgen. Die Anleitung muss aber so geschrieben sein, dass die Denkweise der Leute wie sie aktuell ist aufgegriffen wird. Meisten versteht man neue Konzepte nämlich erst, wenn man damit praktische Ergebnisse erzielt hat.
Deshalb können auch kluge Menschen scheitern, wenn sie selbständig nach Lösungen für Probleme in Google suchen. Mit einem überholten Konzept im Kopf, stellt man vielleicht Fragen, die nur Aspekte der Lösung liefern, aber nicht in die richtige Richtung führen. Die folgende Liste liefert einen Überblick:
4. Andere Anbieter für Webseiten/E-Mail : https://support.google.com/a/answer/6351474
Und man sollte auf im Hinterkopf behalten, dass es offline Synchronisation mit dem PC oder Mac und für MS Outlook/Office gibt:
Es folgen dazu jetzt ein Paar Hinweise auf Details, die man vielleicht kennen sollte.

Synchronisation von E-Mail mit Outlook?  

Es geht bei dieser Vorgehensweise darum, alle E-Mails auch online an einem Platz zu haben, statt für jedes Konto auf dem jeweils verwendeten Gerät individuelle Einstellungen vornehmen zu müssen. Das setzt aber voraus, dass es möglich ist, über das Gmail Konto auch E-Mails mit der Adresse der anderen Postfächer zu verschicken.

E-Mails automatisch in anderen Postfächern abholen

Das Abholen ist in diesem Netzwelt Artikel gut erklärt bzw. in der Gmail-Hilfe. Macht aber natürlich nur Sinn, wenn man über Gmail auch über eine andere Adresse senden kann und wie es gehen soll, das kann man hier nachlesen.

Outlook und Gmail fortlaufend synchronisieren

Wenn Outlook verwendet wird, um über diverse POP3/IMAP Postfächer E-Mails zu empfangen und zu versenden, dann können diese E-Mails komplett in Gmail importiert und mit Gmail synchronisiert werden.

Automatische Synchronisation

Google Apps Sync installieren und mit Google Konto anmelden, bestehende Daten werden aus Outlook in Google importiert, soweit das möglich ist. Wird ein Computer mit Raid System verwendet sollte die Synchronisation nicht über Nacht laufen, denn im Einzelfall ist Outlook dabei abgestürzt und die Datei musste repariert werden, siehe Microsoft. Die Synchronisation sollte weiter laufen, damit alle gesendeten und Empfangenen E-Mails an jedem Arbeitsplatz verfügbar sind.

Arbeiten mit Outlook auf zwei Rechnern

Wenn man abwechselnd, z.B. mit PC und Notebook arbeitet, dann könnte man das Outlook Sync Programm auf beiden Rechnern installieren. Muss aber aufpassen, dass es nicht zu Duplikaten kommt. Es ist logisch, dass man aufpassen muss, welche Konten wie synchronisiert werden, aber nicht offensichtlich. Am einfachsten ist es, wenn man sich auf die Synchronisation über Pop3/Imap beschränken kann. Was macht man zuerst? Wo holt man die Daten zuerst ab?
Wenn alle Postfächer sowieso schon in Outlook sind, dann holt man die archivierten E-Mail natürlich über Outlook Sync in das G Suite Konto, das braucht Geduld und sobald alle E-Mails erfolgreich synchronisiert sind, macht man sich daran, die Postfächer direkt über das G Suite Konto abzurufen und Weiterleitungen einzurichten.

bei Fehlercode: 0 x 80070057

diesen Hotfix installieren Quelle

In Outlook versendet MS Office Dateien kann der Empfänger nicht öffnen

Während das Versenden von Anhängen in Gmail kein Problem ist, kann es bei Outlook dazu führen, dass Empfänger die Dateien nicht öffnen können.
1. Wenn an die Empfänger eine "winmail.dat" Datei geschickt wird, siehe Microsoft
2. Office Datei in Drive speichern und Link verschicken, siehe Google

Arbeiten mit MS Office Dateien und Google Drive?

Dateien automatisch mit Google Drive synchronisieren

Es gibt eine App für Android und iOS und eben auch für den PC oder Mac, hier herunterladen und die Anleitung lesen.

Öffnen von MS Office Dateien in Drive erzeugt redundante Google Dateien

1. siehe Office-Dateien online bearbeiten
2. bitte die Chrome Erweiterung Office Editor hinzufügen Quelle Englisch

In Drive gespeicherte Office Dateien offline bearbeiten

1. siehe Microsoft Office-Dateien speichern, bearbeiten und freigeben
2. und Drive-Plug-in für Microsoft Office installieren
Mit der neuesten Version des Plugins kann man Dateien aus Drive auch direkt über Outlook öffnen und diese an Mails anhängen, aber die Empfänger können diese Anhänge vielleicht nicht öffnen. Quelle Englisch

In Facebook geteilte Excel Tabelle können andere nicht bearbeiten

Microsoft erlaubt sein März 2017 auch die gemeinsame Bearbeitung von Excel Dateien in Office 365 Quelle Englisch das wäre eine Alternative zum Abgleichen von verschiedenen Versionen einer Datei. Ansonsten einfach die Google Drive App auf dem mobilen Gerät verwenden, und den Link auf eine Datei mit Facebook teilen.
Wer die Facebook App nutzt, der nimmt damit aber die vollständige Auswertung seiner Beziehungsnetzwerke in Kauf, was Datenschützern Sorge bereitet, wie in einem Artikel von Netzpolitik.Org kurz zusammengefasst. Aber Vorsicht, wenn man die Sicherheitseinstellungen lässt wie sie sind, nimmt man das auch bei  in Kauf. Und wer verwendet ständig das Inkognito-Fenster wenn er im Internet auf eine Webseite geht?
Für Fragen und Anmerkungen zu diesem Text bitte hier klicken
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