Ist langfristige Planung mit G Suite überhaupt möglich?
Das DIGI Projekt hat 2010 begonnen und seit dem haben wir handverlesene Partner auf G Suite umgestellt. Vor kurzem hat einer der Nutznießer unserer Beratung anerkannt, dass diese Umstellung für ihn und seinen Betrieb eine tausend prozentige Verbesserung gebracht hat. Dabei hätte es rückblickend noch besser laufen können, wenn uns die folgenden Fehlerquellen schon bewusst gewesen wären:
Die etablierten Anbieter begrenzen den Zugriff auf die Daten, d.h. obwohl Google für die Migration Werkzeuge bereitstellt, wird nur ein Teil automatisch übertragen
Das konzeptionelle Wissen der Verantwortlichen ist begrenzt, man muss genau prüfen was wie verstanden wird
Google hat die Admin Schnittstelle an den Material Design Standard angepasst, das ist für Neue eine völlig ungewohnte Benutzerführung
Man muss sich vorher einen genauen Überblick verschaffen, u.a. historisch gewachsene Schnittstellen zu teuren Endgeräten, etablierten Webseiten und Blogs, diversen E-Mail Lösungen und Registraren.
Ein großes Datenvolumen, verteilte Datenbestände die nicht integriert sind und Lücken in der Inventur, d.h. die Unternehmen wissen selbst nicht genau, wie ihre IT Infrastruktur funktioniert, wie die Abhängigkeiten sind uw. müssen einkalkuliert werden.
Walt Disney soll gesagt haben:
"Der Weg, um loszulegen, ist, mit Sprechen aufzuhören und was zu tun."
Und das stimmt auch, aber zunächst sollte man besprechen und überlegen, was man tut. Denn sonst wird es nicht besser, sondern schlimmer. Beste Absichten liefern nur dann gute Ergebnisse, wenn das Richtige richtig gemacht wird, bzw. Fehler schnell korrigiert werden können.
Schnelle Anpassung der Prozesse ist eine Führungsaufgabe
Migration und Change Management in den Geschäftsprozess einzubauen ist eine wichtige technische, organisatorische und psychologische Fähigkeit die Führungskräfte und ihre Organisationen beherrschen müssen, denn die Entwicklung wird immer schneller.
Als technisch geprägtes Unternehmen mussten wir einsehen, dass wir unbedingt lernen müssen die Dinge einfach zu lassen bzw. wieder einfach zu machen, wenn sie zu kompliziert geworden sind. Denn auch wenn sie deshalb kompliziert sind, weil die Abläufe so sind wie sie sind, werden sie von den Verantwortlichen nicht als kompliziert wahrgenommen. Meist deshalb, weil geschulte Kräfte entsprechende Fähigkeiten entwickelt haben, teilweise über Jahrzehnte, und entsprechend routiniert ans Werk gehen können. Wie kompliziert es wirklich ist, merkt man erst, wenn sich die Zeit nimmt, Neue zu fragen was sie verstanden haben. Um es anders auszudrücken, wenn es funktioniert, aber nicht duplizierbar ist dann könnte es sein, dass es noch zu kompliziert ist. Aber was man täglich anwendet, kann so kompliziert sein wie es will, irgendwie geht es immer, wir vielleicht als mühsam, aber auch als einfach empfunden - solange man eine Sache nicht zu genau nimmt. Schaut man aber doch mal genauer hin, stellt kritische Fragen, dann wird schnell bewusst, womit ein Neuer völlig überfordert sein kann.
Jeder kann jederzeit einsteigen und den Vorsprung aufholen
Wer zu lange an überholten Konzepten festgehalten hat oder darauf gewartet hat, dass ein Vorgesetzter die entsprechenden Weichen stellt, der ist heute offensichtlich in einer schlechteren Position, als diejenigen, die sich frühzeitig mit der neuen Technik vertraut gemacht haben. Das heißt aber nicht das es so bleiben muss, wenn man lernbereit ist und mit den Vorreitern auf dem Gebiet der Digitalisierung im Dialog ist, um schlechte Erfahrungen zu vermeiden.
Wer Skype frühzeitig genutzt hat, der hatte bisher einen Wettbewerbsvorteil. Wer aber erst jetzt in das Thema Webinare und online Konferenzen einsteigt, sollte sein Team statt dessen auf Hangouts bringen, um auf einfachste Weise diverse Vorteile zu nutzen, die bei Skype nur mit zusätzlichem Aufwand möglich sind.
Wer ein Smartphone mit Android Betriebssystem hat, der hat doch sowieso schon ein Google Konto. Warum nicht die wenigen Schritte einmal gehen, die notwendig sind, um das Optimum aus der Verfügbarkeit von mobilem Internet herauszuholen.
Entweder einheitlich oder Multiplattform
WhatsApp, Facebook, Twitter, LinkedIn, Xing, Google Plus usw sind Medienplattformen, zum Teil spezialisiert, wie LinkedIn und Xing, zum Teil Mainstream wie WhatsApp, Facebook oder unterschätzt, wie Google Plus, das immer noch einen großen Einfluss auf die Reichweite in der Google Suche hat. Aber ohne ein Konzept, sind Selbständige mit der Vielfalt völlig überfordert. Sie beschränken ihre Aktivitäten, wahrscheinlich aus Selbstschutz, auf Facebook und Instagram, vielleicht noch eine eigene Webseite mit Login für Partner und Kunden.
Diese Selbstbeschränkung ist natürlich auch für uns eine Bremse. Und erst vor kurzem haben wir festgestellt, dass wir an zwei Fronten unnötig Energie verschwendet haben:
Der Wartung mobiler Endgeräte einschließlich Notebooks UND
mit dem Versuch etablierte Führungskräfte anzuleiten und aufzukären.
Denn selbst die besten Führungskräfte haben nur begrenzte Kapazitäten für Neues. Und wenn der eine Berater dies sagt und der andere das, dann muss man selbstverständlich einen methodischen Weg wählen, der sich bewährt hat und andere die Kohlen aus dem Feuer holen lassen, d.h. andere testen lassen, statt sich an der Entwicklung selbst zu beteiligen. Damit haben wir absolut nicht gerechnet, denn mit gesundem Menschenverstand lässt sich vieles auch theoretisch entscheiden. Aber was nützt es, dass wir rückblickend darauf verweisen können, dass die Dinge ja genau so gekommen sind wie man es vorhergesagt hat, wenn die Konsequenzen der gemachten Fehler die Reihen gelichtet und den Mitbewerbern in die Hände gespielt haben. Das lässt sich ja nicht von heute auf morgen kompensieren, oder doch?
Wie bildet man aus einem versprengten Haufen eine Armee?
Haufen bilden sich in der digitalen Welt z.B., wenn eine Führungskraft ignoriert, dass Produktpromotion über eine Facebook Gruppe nur mit einem entsprechend organisierten und großen Team überhaupt Sinn macht. Verteiltes Wurschteln führt dazu, dass sich funktionierende Strukturen aufreiben und die Leute müder werden, da kurzfristige Erfolge mit unnötig hohem Aufwand erzielt werden. Überholtes Konkurrenzverhalten gibt es in allen Organisationen, leider. Die professionelle Nutzung von G Suite setzt echtes Teamspiel voraus. Wenn es also nicht gelingt, durch die Nutzung von G Suite maßgebliche geschäftliche Abläufe so zu verbessern, dass ein WOW Effekt entsteht, dann versagt das Teamspiel. Möglicherweise ist dieses Versagen sogar ein Indiz dafür, dass andere Tätigkeitsbereiche ebenfalls nur in der Außendarstellung funktionieren.
Kein Verkauf durch Apps, Einkauf durch Menschen
Nur ein Verrückter holt sich einen Stapel Zeitschriften, verteilt die Bilder von Urlaubsorten auf einer Wiese und behauptet hier kannst Du Dich erholen. Der Prospekt verkauft keine Reise, das Internet dient nur zur Buchung, es sind Menschen die Menschen motivieren etwas zu tun und Apps sind die dritte Person bzw. Assistenz dazu. Aber ohne mobile Endgeräte keine Apps und ohne Menschen die diese Werkzeuge beherrschen keine Digitalisierung des direkten Verkaufs.
Mobile Endgeräte sind nach 2-3 Jahren meistens schon unbrauchbar
Samsung und Apple dominieren den Markt. Ein iPad von Apple ist um ein Vielfaches teurer als ein Galaxy Tab von Samsung. Was sind die Investitionen von 2012 heute noch wert?
Das Samsung Notebook, damals vergleichbar mit einem Macbook Air, läuft noch mit Windows 10, und das Galaxy Tab auch, aber der Aufwand für die Wartung dieser Geräte war sehr hoch im Vergleich zum Chromebook. Wir meinten die gewohnten Arbeitsabläufe, diverse Drucker und teure Software zu brauchen, in die wir bereits viel Geld investiert hatten. Doch Rückblickend betrachtet wäre ein radikaler Schnitt vielleicht besser gewesen. Bei Investitionen fragen wir uns heute, unterstützt der Drucker Google Cloud Print und welche online Alternative gibt es für dieses Programm. Da wir bestimmte Daten aber nur mit G Suite verarbeiten wollen, fallen einige externe Lösungen bis dato noch durch.
Das Samsung Galaxy Tab 10.1N von 2012 hat ausgedient
Vor ein Paar Wochen unterbrach Google die Verbindung zwischen Gerät und G Suite Konto. Zuerst wurde vermutet, es habe mit der Umstellung auf Android for Work zu tun, dem war aber nicht so. Obwohl wir zu Testzwecken Android for Work rückgängig gemacht hatten und die Verbindung mit dem G Suite Konto klappt, schlägt die Synchronisation fehl.
Mit einem kostenlosen Gmail Konto klappt die Synchronisation noch, aber völlig unbefriedigend, weil wesentliche Apps gar nicht mehr laufen. Denn um festzustellen, was man eventuell mit einem veralteten Gerät eventuell noch machen kann, wurden diverse Apps installiert, die wir auf den betrieblich genutzten Geräten auf keinen Fall installieren würden, wie Skype, Facebook, Twitter, Xing, Instagram, LinkedIn.
Bei Interesse klären wir gerne darüber auf, was noch geht.
Aus genau den gleichen Gründen ist auch ein Windows oder Mac Notebook um ein vielfaches teurer als ein Chromebook. Denn ohne Software Update läuft nichts und das kostet richtig Geld. Warum dann nicht gleich einen vernünftigen Schnitt wagen und Apple sowie Microsoft jetzt schon den Laufpass geben? Klar die beiden Anbieter ziehen nach und holen gegenüber Google auf. Aber darum geht es doch gar nicht. Es geht doch darum, dass das eigene Unternehmen jetzt gegenüber dem Wettbewerb aufholen muss und seine Position jetzt entsprechend ausbauen muss um nicht noch weiter ins Hintertreffen zu geraten. Man ist doch schon bestraft genug, wenn man durch Fehlinvestitionen, Regulierung und Wettbewerb ins Hintertreffen geraten ist.
Warum ist die Technik so wichtig?
Wer überlebt im Wettbewerb, was macht den Unterschied zwischen Sieg und Niederlage aus? Das sind immer mehrer Faktoren, wie Motiv, Ausbildung, Training, Werkzeuge, Kommunikation sowie Taktik und Strategie. Technik ist somit nur ein Werkzeug. Wäre es eine militärische Auseinandersetzung würden die Führungskräfte die technische Überlegenheit des Gegners durch entsprechende Kommunikation, Taktik und Strategie kompensieren, um den Fortbestand zu gewährleisten, und parallel in den technischen Fortschritt investieren. Je größer die Strukturen desto unwahrscheinlicher ist es, dass alle möglichen Lösungen verglichen werden. Je anspruchsvoller die Entwicklung desto wichtiger ist es sich im Vorfeld zu überlegen, ob die Technik überhaupt aussicht auf Erfolg haben kann.
Was nützt ein unzerstörbarer Panzer, wenn er zu schwer und zu teuer ist um jemals in nennenswerten Stückzahlen an der Front zum Einsatz zu kommen. Was nützen Raketen mit einer gigantischen Reichweite, wenn der Gegner schon vor der Tür steht?
Welche strategische Rolle hat G Suite?
Vor 10 Jahren hätte nicht jeder ein G Suite Konto einrichten können. Aber man brauchte als KMU generell technische Hilfe für eine eigene Webseite, eine zentrale Verwaltung für Dateien und vernetzte Computer. Das ist heute zwar viel einfacher, aber natürlich immer noch anspruchsvoll. Doch die Preise sind um den Faktor 10 gesunken. Das bedeutet, man bekommt heute für 340 Euro mehr als damals für 3.400 Euro, vielleicht nicht den vollständigen Umzug eine komplizierten, historisch gewachsenen Arbeitsumgebung, auf das einfachere, integrierte und sicherere G Suite aber eine solide Grundlage.
5 bis 10 Jahre und länger
Wir haben relativ früh umgestellt und hören von unseren Kunden immer seltener, das ist ja so kompliziert und immer häufiger, warum habe ich das nicht schon früher gewusst. Dabei ist der Status Quo durch KI schon wieder am Wanken. Google ist in diesem Bereich zwar sehr gut aufgestellt, das merkt man wenn man die Assistenten für Dokumente, Tabellen und Präsentationen einsetzt, aber viele kommen ja jetzt erst in der Welt der online Zusammenarbeit an und sind mit digitalen Assistenten noch überfordert. Und die Assistenten sind noch nicht ausgereift.
An der Entwicklung der Spracherkennung kann man aber ablesen, wie es in 5 Jahren aussehen wird. Und wer dann auf Basis zentraler Datenhaltung statt dezentralen Services operiert, der verliert, egal wie wie trainiert die Mannschaft ist, oder wie gut die Strategie ist. Verteilte Services bedeuten im übertragenen Sinne, dass jeder gut trainierte Kämpfer seine Waffen an die Bedingungen anpassen kann, die er in der realen Situation vorfindet, bei relativ leichtem Gepäck.
Wer ist wohl am Ende schneller, derjenige, dem es gelingt, einen Service individuell an seinen Bedarf anzupassen, der schon von Millionen von Menschen genutzt wird, oder jemand, der meint, eine eigene Lösung bauen und weiterentwickeln zu müssen?
Der DIGI ist kein Experiment
Wenn man die Prinzipien kennt, die für Standardsoftware eben gelten, dann braucht man sich nur zu fragen, wann ist der richtige Zeitpunkt um einzusteigen, aber nicht mehr, ob das die richtige Richtung ist.
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